Comme mentionné précédemment le conseil d’administration peut mandater un gestionnaire pour l’assister dans ses tâches et ainsi se consacrer sur son pouvoir décisionnel.
Le gestionnaire est en sorte un homme ou une femme-orchestre qui veille à la saine gestion de la copropriété. Il est le lien entre le conseil d’administration, les copropriétaires et les fournisseurs. Il doit gérer les priorités, faire preuve d’empathie et rester neutre dans la gestion des conflits.
Un gestionnaire doit agir avec « prudence et diligence ». Il doit aussi agir avec « honnêteté et loyauté », dans le meilleur intérêt de la copropriété (art.1309 C.c.Q.). Il doit aussi, « dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi et l’acte constitutif lui imposent ; il doit agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. » (art. 1309 C.c.Q.). En somme, il est là pour conseiller et exécuter les décisions du conseil d’administration, car au final, c’est le conseil d’administration qui a le pouvoir décisionnel.
L’horaire du gestionnaire est imprévisible. Il doit adapter son horaire selon les besoins des copropriétés dont il a le mandat. Un dégât d’eau chez un copropriétaire ou un bris majeur d’équipement peut modifier en cours de route la journée qui était prévue au départ. Chaque journée est différente et comporte son lot de défis et de satisfactions. Appelé à assister aux réunions des conseils d’administration et aux assemblées générales annuelles, il doit être en mesure de moduler son horaire pour faire place à des réunions en soirée. Quoique succincte, la liste des services ci-dessous fait généralement partie des contrats de services proposés par les gestionnaires de copropriété.
GESTION ADMINISTRATIVE
• Tenir et mettre à jour les registres du syndicat ;
• Diffuser les projets de modification de la déclaration de copropriété ;
• Exécuter les décisions du conseil d’administration ;
• Traiter les appels de services et les demandes d’information reçus des copropriétaires et locataires.
• Préparer les documents pour les réunions du conseil d’administration et rédaction des procès-verbaux ;
• Préparer les documents pour l’assemblée annuelle des copropriétaires et envoi des convocations. Suivant l’assemblée, le gestionnaire fait la rédaction du procès-verbal et en fait la diffusion aux copropriétaires ;
GESTION FINANCIÈRE
• Tenir la comptabilité générale du syndicat ;
• Faire la gestion du compte bancaire du syndicat (dépôt des charges communes [frais de condo] des copropriétaires, Préparation [émission] des chèques pour le paiement des factures pré autorisé par le conseil d’administration) ;
• Faire le recouvrement des charges communes et dépôt des chèques sur le compte du syndicat ;
• Établir et diffuser les états financiers de l’exercice écoulé et du budget prévisionnel ;
• Répartir le budget entre les copropriétaires en fonction de leurs quotes-parts et transmission des avis de cotisation ;
• Communiquer les états financiers intermédiaires au conseil d’administration.
• Production des rapports d’impôts du syndicat ;
GESTION DE L’IMMEUBLE
• Faire l’inspection sommaire de l’immeuble :
• Recevoir les appels de service des copropriétaires et y donner suite ;
• Faire des appels d’offres, étude comparative des soumissions
de travaux d’entretien courant ;
• Recherche des sous-traitants pour le syndicat et commande
des travaux décidés par le conseil d’administration ;
• Faire la négociation et le suivi des contrats d’entretien
des parties communes et des éléments d’équipement communs ;
• Faire la négociation et la révision des polices d’assurance avant
de présenter les propositions au conseil d’administration ;
• Assurer le respect des prescriptions de la déclaration de
copropriété et du règlement de l’immeuble.
• Gestion des réclamations lors de sinistres.
Le gestionnaire peut également offrir un service d’urgence vingt-quatre heures
par jour, sept jours sur sept.
Il est d’usage de facturer un montant mensuel par porte (appartement) afin d’établir les honoraires du gestionnaire. Quoiqu’étant la norme, je pense qu’on ne devrait pas établir ses tarifs selon le nombre d’appartements que compose la copropriété, mais bien selon ses besoins et les services inclus au contrat. De ces prestations, certaines seront incluses dans le montant forfaitaire mensuel tandis que d’autres seront facturés en extra. Nombreuses sont les copropriétés en gestion interne (dite autonome). L’embauche d’un gestionnaire pour une gestion complète est, à mon avis, souhaitable et recommandée pour les copropriétés de plus de 75 appartements. Avec son embauche vous bénéficierez de son expertise et de ses conseils afin de veiller à la saine gestion de votre copropriété.